La Oficina de Partes a través de su jefatura, Maritza Balboa, realizó una presentación en el Centro de Documentación del Nivel Central (CEDOC), con el objetivo de transmitir y presentar las nuevas directrices de la Oficina. La actividad, que estuvo orientada a las secretarias del Nivel Central, consistió en transmitir la labor de la Oficina, también presentar parte del equipo y el nuevo enfoque que tendrá, ya que como concepto específico se quiere profecionalizar la Oficina identificando procesos y subprocesos, darle una estructura y una metodologia de trabajo basado en la normativa ISO y el reglamento Estatal para el mejor funcionamiento de la unidad.
La Oficina de Partes tiene como principal función recepcionar, organizar y enviar oficialmente toda la documentación del MMA. Es una oficina donde hay harto flujo de información a nivel nacional, ya que desde regiones preguntan constantemente cosas relacionadas al trabajo, desde cómo se ingresan los datos, como se llevan las planillas, como se controla el tema de los números de resolución, de decreto, etc…
Maritza Balboa, jefa de la Oficina de Partes, nos comentó tras la capacitación que » esta presentación fue muy importante ya que las secretarias son un pilar fundamental en nuestro día a día, necesitamos estar coordinadas, llegar a acuerdos, tener una conversación fluída, la información que emana desde ellas para nosotros es crucial».
Maritza también agregó que » es importante transmitir los balances de los nuevos lineamientos y estamos diseñando varios instrumentos para el control, registro y mejora de funcionamiento».
Elizabeth Contreras, funcionaria de la Oficina de Comunicaciones, nos contó respecto a la capacitación que «me pareció interesante, se habló de cómo proceder con los documentos que se envían, todo a través de un mail o si es necesario por SGD, de las nuevas formas de trabajo que se quieren brindar para ser más rápido y ejecutivo (planillas excel) , que seamos más explicitas en las solicitudes, para que esto no demore los procesos. También se reforzó todo el trabajo que realiza la Oficina de Partes. Esta capacitación es una herramienta que posibilita mejor las comunicaciones entre las secretarias y la Oficina, para agilizar todo tipo de documentación, sea interno o externo, y según su urgencia».
Compartimos con ustedes la presentación: Presentacion-ODP_2024_MBZ (1)
La Oficina de Partes tiene como integrantes a Mauricio Fuentes, Pamela Flores, Claudia Lira, Exequiel Parraguéz, Maritza Balboa y Benjamín Pardo.
